Skanowanie dokumentów – jak zeskanować dokument?

Poradniki Eksperta

Skanowane mogą być nie tylko dokumenty, ale również notatki lub materiały edukacyjne. Proces ten pozwala na wykonanie cyfrowej kopii dowolnego zapisu, figurującego w papierowej formie. Skanowanie dokumentów, jest potrzebne na przykład w momencie podpisywania umów lub aplikowania na studia. Obecnie wysyłanie wersji papierowych lub wyjazdy celem przedstawienia oryginałów, są już rzadko wymagane. W wielu przypadkach, możliwe jest przesłanie skanów wymaganych dokumentów, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy. Wysłanie maila jest bowiem o wiele szybsze i przede wszystkim – nie generuje kosztów. Przesyłanie skanowanych dokumentów, jest wybawieniem zwłaszcza w sytuacjach, gdy konieczne jest dosłanie brakujących materiałów. Naprawa takiego błędu, trwa zaledwie chwilę, co jest dużą zaletą.

Skanowanie dokumentów jest także świetnym sposobem, na ich zabezpieczenie. Bywa, że papierowe materiały ulegają zniszczeniu lub zagubieniu. Niestety, zdarza się tak, nawet w przypadku najbardziej skrupulatnych osób. Warto jest mieć więc wersję zapasową, którą przechowywać możesz na dysku sieciowym. Jeśli któreś dokumenty wysyłasz wyjątkowo często do urzędów, warto zeskanować je raz, aby następnie wygodnie wysyłać je do poszczególnych instytucji.

Skanować można także notatki na studiach, aby następnie podzielić się nimi z innymi studentami. Obecnie, każdy rok i kierunek na uczelni, posiada własne kanały komunikacji, jak na przykład grupa na Facebooku. Można dzięki temu łatwo dzielić się materiałami, aby usprawnić naukę. To tylko kilka pomysłów na to, do czego można wykorzystać skanowanie dokumentów.

Oczywiście w tym celu, warto posiadać skaner lub urządzenie wielofunkcyjne, które pozwala na wykonywanie kopii dokumentów, drukowanie, skanowanie i jednoczesne przesyłanie ich na wybrany adres e-mail. To możliwe, jeśli sprzęt jest podłączony do sieci internetowej.

Choć skanery mogą występować w różnej konstrukcji, zasada ich działania zawsze jest taka sama. Konieczne jest umieszczenie właściwego dokumentu na szybie, która znajduje się pod uchylną pokrywą. Zwróć uwagę na to, którą stroną zwrócona jest kartka, aby wykonany został prawidłowy skan. Urządzenia są także wyposażone w oznaczenia, informujące o tym, do której krawędzi musisz przyłożyć kartkę. Zamknij pokrywę i naciśnij odpowiedni przycisk urządzenia. Jak wspominaliśmy, możesz od razu wysłać wersję cyfrową dokumentu na wskazany adres mailowy – na przykład Twoją skrzynkę. Samo skanowanie, trwa zaledwie kilka sekund. Większe, profesjonalne urządzenia biurowe umożliwiają skanowanie dwustronne, także wielostronicowych materiałów. To wygodne rozwiązanie, które jednak kosztuje. Zakup takiego urządzenia, wiąże się z inwestycją kilku tysięcy złotych.

Jak najbardziej. W kryzysowych sytuacjach, trzeba potrafić radzić sobie bez odpowiednich narzędzi. Najprostszym rozwiązaniem, byłoby po prostu wykonanie zdjęcia smartfonem. Nie wygląda to jednak profesjonalnie, a dodatkowo niektóre instytucje, wymagają wyłącznie dokumentów zeskanowanych. W takim wypadku, wystarczy skorzystać z dostępnych aplikacji. Zarówno na system Android, jak i iOS, dostępne są proste w obsłudze programy, które pozwalają zrobić skan za pomocą smartfona. Aplikacje te wykorzystują w tym celu aparat, ale odpowiednio zaprogramowane oprogramowanie, pozwala na przerobienie zdjęcia tak, aby wyglądało jak skan. Co ciekawe, niektóre programy pozwalają na wybór filtrów, które regulują kolor, naświetlenie lub kontrast na dokumentach. Taka aplikacja może być prawdziwym wybawieniem, szczególnie, gdy potrzebne jest pilne wykonanie skanu, a Ty nie posiadasz własnego skanera lub znajdujesz się poza biurem.

Oferta urządzeń wykonujących skany, jest bardzo duża. Możesz kupić samodzielny skaner, który będzie służył tylko skanowaniu dokumentów. Sprzęt taki może mieć tradycyjną formę płaskiego prostokąta, choć coraz modniejsze są urządzenia ręczne, których konstrukcja jest stosunkowo kompaktowa. Zamiast umieszczać w nich całą kartkę, posiadają podajnik do przeciągania kartki przez wąską matrycę, która zapisuje cyfrowe kopie w doskonałej jakości.

Popularnym wyborem, są urządzenia wielofunkcyjne. W takim wypadku, poza skanowaniem, możliwe jest również drukowanie i kopiowanie dokumentów. Sprzęt taki może różnić się, ze względu na technologię druku. Dostępne są modele laserowe oraz atramentowe. Wybór pomiędzy nimi, to już jednak temat na osobny poradnik. Jeśli zależy Ci na możliwości skanowania dokumentów, skup się przede wszystkim na obsługiwanym formacie papieru oraz na rozdzielczości podawanej w jednostkach DPI. W razie wątpliwości związanych z wyborem urządzenia, zwróć się o radę do naszych specjalistów. Na pewno pomogą wybrać właściwy skaner lub sprzęt wielofunkcyjny. Sprawdź naszą ofertę i zapoznaj się z dostępnym asortymentem.