Podpis elektroniczny to dane w postaci cyfrowej, służące do identyfikacji osoby składającej podpis. W praktyce pozwala on potwierdzić, kto zaakceptował dany dokument lub oświadczenie, bez konieczności drukowania go, podpisywania odręcznie i dostarczania papierowej wersji. Podpis elektroniczny może być wykorzystywany zarówno w kontaktach z urzędami, jak i w biznesie czy podczas zawierania umów.

Rodzaje podpisów i moc prawna podpisu kwalifikowanego

Przepisy rozróżniają między innymi podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Różnią się one między innymi sposobem potwierdzania tożsamości osoby podpisującej, wymaganiami technicznymi i skutkami prawnymi. Najważniejszy z punktu widzenia formalności jest podpis kwalifikowany. Ma on skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, a kwalifikowany certyfikat wydany w jednym państwie Unii Europejskiej jest uznawany także w pozostałych państwach członkowskich.

Podpis kwalifikowany jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie, który potwierdza tożsamość osoby składającej podpis. W zależności od wybranego rozwiązania może on być obsługiwany między innymi za pomocą specjalnego urządzenia, aplikacji lub usługi zdalnej. Istotne jest, aby dane służące do składania podpisu pozostawały pod kontrolą osoby uprawnionej. Dzięki temu podpis kwalifikowany może być wykorzystywany przy dokumentach, w przypadku których wymagane jest prawnie równoważne zastąpienie podpisu odręcznego.

Podpis zaufany i platforma ePUAP

Innym rozwiązaniem jest podpis zaufany, który wiąże się z Profilem Zaufanym (PZ). Pozwala on potwierdzać tożsamość użytkownika i podpisywać dokumenty elektroniczne wykorzystywane w kontaktach z administracją publiczną. Nie należy jednak utożsamiać podpisu zaufanego z podpisem kwalifikowanym. Profil Zaufany umożliwia załatwianie wielu spraw urzędowych bez kupowania kwalifikowanego certyfikatu, ale nie w każdej sytuacji może zastąpić podpis kwalifikowany.

Z Profilem Zaufanym ściśle związany jest ePUAP, czyli Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. Jest to platforma służąca do elektronicznej komunikacji obywateli i przedsiębiorców z administracją publiczną. Za jej pośrednictwem można między innymi wysyłać pisma i wnioski do urzędów, korzystając z elektronicznej skrzynki podawczej. Profil Zaufany pozwala natomiast potwierdzić tożsamość i podpisać określone dokumenty składane online.

Zastosowanie w biznesie i integralność dokumentów

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie także poza administracją. Może służyć do podpisywania umów, dokumentów firmowych, oświadczeń czy innych plików wymagających potwierdzenia przez konkretną osobę. W wielu przypadkach pozwala przyspieszyć obieg dokumentów, ponieważ nie trzeba drukować ich, podpisywać ręcznie, skanować i ponownie przesyłać. Dokument pozostaje w formie cyfrowej, a osoba, która go podpisała, może zostać odpowiednio zidentyfikowana.

Ważną zaletą podpisu elektronicznego jest również możliwość sprawdzenia, czy podpisany dokument nie został później zmieniony. W przypadku zaawansowanych podpisów elektronicznych jednym z wymogów jest bowiem powiązanie podpisu z podpisanymi danymi w taki sposób, aby późniejsze modyfikacje były możliwe do wykrycia.

Istotą podpisu elektronicznego jest zatem powiązanie danych z osobą podpisującą oraz możliwość potwierdzenia autentyczności i integralności dokumentu.