Podpis zaufany to elektroniczny sposób potwierdzania tożsamości osoby korzystającej z usług administracji publicznej. Umożliwia podpisywanie dokumentów i składanie oświadczeń przez Internet bez konieczności drukowania ich, podpisywania odręcznie i dostarczania papierowej wersji do urzędu. Podpis zaufany jest powiązany z Profilem Zaufanym, ale te dwa pojęcia nie oznaczają tego samego. Profil Zaufany jest narzędziem służącym do potwierdzania tożsamości użytkownika i korzystania z usług publicznych, natomiast podpis zaufany jest jedną z funkcji dostępnych dzięki temu profilowi.

Rola Profilu Zaufanego i procedura podpisywania

Profil Zaufany bywa wykorzystywany między innymi przy załatwianiu spraw podatkowych, składaniu wniosków czy korzystaniu z elektronicznych usług państwowych. Sam podpis zaufany służy natomiast przede wszystkim do podpisania konkretnego dokumentu lub formularza. Jego zastosowanie pozwala potwierdzić, kto podpisał elektroniczny dokument, a system może zweryfikować prawidłowość podpisu. Wszystko dlatego, że wykorzystuje on mechanizmy kryptograficzne, które pozwalają powiązać podpis z osobą i podpisywanymi danymi.

Podpisanie dokumentu podpisem zaufanym odbywa się elektronicznie. Użytkownik wybiera dokument lub usługę, wskazuje możliwość podpisania jej podpisem zaufanym, a następnie loguje się za pomocą danych wykorzystywanych do korzystania z Profilu Zaufanego i potwierdza operację.

Zastosowanie urzędowe a podpis kwalifikowany w umowach

Podpis zaufany jest szczególnie przydatny w kontaktach z urzędami. Można nim podpisać między innymi elektroniczne wnioski, podania, oświadczenia czy pisma kierowane do administracji publicznej, jeżeli dana usługa dopuszcza taką formę. Dzięki temu wiele spraw można załatwić bez wychodzenia z domu.

Podpis zaufany może być też wykorzystywany do podpisywania niektórych umów, ale to zależne jest od formy umowy i wymaganej przez prawo formy czynności. Podpis zaufany został stworzony przede wszystkim z myślą o komunikacji z podmiotami publicznymi i nie jest uniwersalnym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego w relacjach prywatnych. Jeżeli strony umowy potrzebują podpisu elektronicznego mającego skutek równoważny podpisowi odręcznemu, właściwym rozwiązaniem jest co do zasady kwalifikowany podpis elektroniczny. Te dwa pojęcia są często mylone, ale nie są to dwa określenia tego samego rozwiązania. Podpis kwalifikowany opiera się na kwalifikowanym certyfikacie i zgodnie z przepisami unijnymi ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis zaufany jest natomiast przede wszystkim narzędziem przeznaczonym do elektronicznego załatwiania spraw urzędowych.

Jak uzyskać dostęp do podpisu zaufanego?

Do korzystania z podpisu zaufanego potrzebny jest aktywny Profil Zaufany. Dostęp do niego można uzyskać za pośrednictwem oficjalnych usług administracji publicznej, a sposób potwierdzania tożsamości zależy od wybranej metody. Użytkownik może następnie korzystać z Profilu Zaufanego podczas logowania do obsługujących go serwisów oraz przy podpisywaniu dokumentów. Nie należy więc szukać osobnego „konta podpisu zaufanego” – podpis jest funkcją powiązaną z profilem użytkownika.

Warto również pamiętać, że podpis zaufany nie jest tym samym co sam Profil Zaufany. Profil Zaufany służy przede wszystkim do potwierdzania tożsamości i uzyskiwania dostępu do elektronicznych usług publicznych, natomiast podpis zaufany umożliwia podpisanie określonych dokumentów i oświadczeń.