Koniec awizo! Już od początku 2026 roku wchodzi obowiązkowe e-Doręczenie
Udostępnij przez:
Wkraczamy w czasy, gdy tradycyjny list polecony może stać się reliktem przeszłości. Od 1 stycznia 2026 roku system e‑Doręczenia stanie się podstawowym kanałem doręczeń korespondencji urzędowej. Dla wielu osób i firm oznacza to konieczność przestawienia się na cyfrowy standard, a dla administracji przyspieszenie i standaryzację działania. Przyjrzyjmy się bliżej, co zmiany oznaczają w praktyce, jakie korzyści i wyzwania się z nimi wiążą oraz jak przygotować się na nadchodzącą transformację.
Co się zmieni i kto będzie objęty obowiązkiem?
Od 1 stycznia 2026 roku wszystkie jednostki sektora publicznego będą zobowiązane wykorzystywać system e-Doręczeń jako podstawowy kanał wysyłania pism do obywateli i firm. W praktyce oznacza to, iż jeśli odbiorca posiada aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE – "adres do e-Doręczeń"), korespondencja będzie przesyłana wyłącznie drogą cyfrową.
Proces wprowadzania e‑Doręczeń będzie odbywał się etapami. Już od 1 stycznia 2025 roku wszystkie urzędy i instytucje publiczne muszą posiadać swój elektroniczny adres ADE i korzystać z systemu, gdy jest to możliwe. Również firmy zarejestrowane w CEIDG i KRS zostały włączone do tego procesu. Od 1 lipca 2025 roku przedsiębiorcy dokonujący zmian w CEIDG musieli korzystać z ADE do obsługi swojej korespondencji.
Dla obywateli zmiana ma trochę inny charakter. System nie jest obowiązkowy w sensie posiadania skrzynki, lecz jeśli odbiorca ją posiada i z niej korzysta korespondencja urzędowa będzie trafiać właśnie do niej.
Korzyści i wyzwania transformacji cyfrowej
Transformacja w kierunku e‑Doręczeń niesie ze sobą wymierne korzyści. Korespondencja trafia do odbiorcy w formie elektronicznej, co skraca czas oczekiwania i eliminuje konieczność śledzenia listów poleconych czy odbioru awiza. Każda wiadomość jest dodatkowo opatrzona kwalifikowanym znacznikiem czasu, a identyfikacja nadawcy i odbiorcy jest jednoznaczna, co zwiększa bezpieczeństwo i pewność prawną całego procesu. Dla administracji cyfrowe doręczenia oznaczają obniżenie kosztów operacyjnych, większą standaryzację procedur i znacznie mniejsze zużycie papieru.
Jednocześnie wprowadzenie systemu niesie pewne wyzwania. Nie wszystkie urzędy i firmy są jeszcze w pełni przygotowane technicznie – integracja nowych systemów, szkolenia pracowników czy dopasowanie infrastruktury IT to zadania wymagające czasu i zasobów. Pojawiają się też wątpliwości dotyczące samych odbiorców. Jeśli skrzynka ADE nie będzie regularnie sprawdzana, korespondencja uznawana jest za doręczoną po upływie określonego terminu, co może prowadzić do niekorzystnych skutków prawnych.
Zatem korzyści wynikające z e‑Doręczeń są znaczące, ale pełen efekt tej zmiany osiągnięty zostanie tylko dzięki aktywnemu uczestnictwu zarówno odbiorców, jak i nadawców. Nadchodzące lata będą czasem adaptacji, w którym cyfrowa korespondencja stanie się nowym standardem komunikacji z urzędami.
Jak przygotować się na nadchodzące zmiany?
Dla obywateli i przedsiębiorców przygotowanie się na e‑Doręczenia wymaga kilku prostych, choć istotnych kroków. Przede wszystkim warto sprawdzić, czy posiadasz aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), co można zrobić za pomocą komputera, laptopa, a nawet smartfona, korzystając z odpowiedniej strony rządowej, portalu dla przedsiębiorców lub rejestru wpisów.
Kolejnym krokiem jest zapoznanie się z obsługą skrzynki ADE – logowanie, odbieranie wiadomości i sprawdzanie powiadomień – aby w momencie nadejścia korespondencji elektronicznej nie zostać zaskoczonym.
Dla firm i instytucji publicznych przygotowania są bardziej złożone. Konieczna jest integracja systemu e‑Doręczeń z wewnętrznymi systemami obiegu dokumentów, szkolenia pracowników oraz weryfikacja, czy wszystkie wpisy w CEIDG i KRS mają przypisany właściwy adres ADE i czy korespondencja elektroniczna jest prawidłowo oznaczona. W praktyce oznacza to, że zarówno komputery biurowe, jak i urządzenia mobilne używane przez pracowników, staną się centralnym punktem obsługi cyfrowych doręczeń.
Nie należy również ignorować skrzynki ADE. Nawet jeśli nadal przychodzą tradycyjne listy, od 2026 roku przesyłki elektroniczne mogą stać się standardem, a ich nieodebranie w terminie może mieć skutki prawne porównywalne z nieodebranym listem poleconym. Regularne sprawdzanie skrzynki na komputerze stacjonarnym, tablecie czy smartfonie będzie więc kluczowe, by nie przegapić ważnej korespondencji urzędowej.