Niszczarka do dokumentów – ranking [TOP10]

Poradniki Eksperta

Coraz więcej dokumentów przechowujemy cyfrowo, jednak nie oznacza to, że ich papierowy obieg całkowicie zanikł. Nawet w domowych biurach przechowujemy dziesiątki faktur czy umów, które często zawierają wrażliwe dane i nie powinny trafić w niepowołane ręce. Co jakiś czas pojawi się konieczność ich utylizacji, w czym pomoże niszczarka do dokumentów. Ranking tych urządzeń stanowi odpowiedź na to, jaki sprzęt wybrać, aby bez trudu poradzić sobie z ochroną gromadzonych danych.

Wejście w życie dyrektywy RODO sprawiło, że baczniej podchodzimy do ochrony danych wrażliwych, ze szczególnym naciskiem na dane osobowe. Właśnie niszczarka do papieru jest najlepszym sposobem, aby niepowołana osoba nie uzyskała dostępu do dokumentów. O tym, jak dobrze urządzenie radzi sobie z usuwaniem danych, informuje norma DIN 66399. W jej specyfikacji znajdziesz informacje o siedmiu stopniach klas niszczenia dokumentów. Oznacza są one symbolem P oraz cyfrą, np. P-1 – to najniższa klasa, zapewniająca najmniejsze bezpieczeństwo danych, która powinna być stosowana jedynie w przypadku treści, które nie zawierają danych wrażliwych.

Różnica pomiędzy niszczarkami do dokumentów spełniających wymagania konkretnej klasy sprowadza się przede wszystkim do powierzchni, jaką ma pojedyncza ścinka papieru po zniszczeniu. Są to odpowiednio P-1 – do 2000 mm kw., P-2 – do 800 mm kw., P-3 – do 320 mm kw., P-4 – do 160 mm kw., P-5 do 30 mm kw., P-6 – do 10 mm kw. oraz P-7 – do 5 mm kw.

Którą klasę powinieneś wybrać? To zależy, w jakich warunkach będzie pracować niszczarka do dokumentów. Ranking prezentuje szerokie spektrum urządzeń. Jeśli myślisz przede wszystkim o użytku domowym i nie przechowujesz ważnych informacji, np. cudzych danych osobowych, to już sprzęt z klas od P-1 do P-3 powinien być w pełni wystarczający. Jednak w przypadku przedsiębiorstw, gdzie kontakt z takimi informacjami występuje, zalecamy klasy P-4 lub P-5. Niszczarki do dokumentów klasy P-6 oraz P-7 przeznaczone są dla organizacji, które w żadnym wypadku nie mogą sobie pozwolić na jakikolwiek wyciek danych. Dotyczy to np. korporacji, administracji publicznej czy oddziałów banków i agencji ubezpieczeniowych.

Pod względem konstrukcyjnym na rynku wyróżnimy dwa podstawowe rodzaje niszczarek do dokumentów, są to modele bez pojemnika oraz z pojemnikiem. Te pierwsze są mniej popularne, a taka konstrukcja jest zastosowana zazwyczaj w najbardziej przystępnych cenowo urządzeniach. Regulowany uchwyt pozwala na zamontowanie takiej niszczarki np. nad koszem na odpadki. To ciekawe rozwiązanie, np. do domowego biura, gdy sprzęt jest użytkowany okazjonalnie. Ponieważ nie zajmuje dużo miejsca, po użyciu taką niszczarkę możesz np. schować do szuflady. Znacznie popularniejsze są niszczarki z pojemnikiem, jakie pewnie większość z nas kojarzy z biur. To bardzo wygodne rozwiązanie, jeśli oczywiście mamy miejsce na sprzęt. Pojemnik wykonany jest z tworzywa sztucznego, a jego objętość to zazwyczaj od ok. 7 do nawet ponad 60 l, w przypadku niszczarek dedykowanych do użytku biurowego przez wielu pracowników, np. w biurach.

Możemy też przyjąć inną metodę klasyfikacji niszczarek, czyli rodzaj podajnika dokumentów. Standardowe urządzenia wyposażono w podajnik ręczny, który oczywiście wymaga naszego zaangażowania podczas usuwania dokumentów. Bardziej zaawansowane urządzenia biurowe mogą mieć automatyczny podajnik dokumentów. Umieszczamy w nim np. 150 kartek, włączamy sprzęt, a ten sam zajmie się niszczeniem zawartości. Takie rozwiązanie oszczędza czas pracowników, dzięki czemu mogą być oni bardziej efektywni.

Zasada działania urządzenia nie jest skomplikowana. Praktycznie każda niszczarka do dokumentów jest wyposażona w system ostrzy. Są one umieszczone regularnie. Po włożeniu np. kartki w formacie A4 jest ona cięta na równoległe paski o tej samej szerokości, które mogą być także szatkowane, na mniejsze ścinki. Zależy to od tego, z jak zaawansowanym urządzeniem mamy do czynienia.

Do czego jeszcze przyda się niszczarka do dokumentów? Ranking prezentuje sprzęty, które mogą także utylizować nośniki optyczne – czyli np. płyty CD, DVD i Blu-ray oraz karty kredytowe. Pod względem praktycznym warto zdecydować się na niszczarkę, która poradzi sobie również ze spinaczami czy zszywkami, ponieważ łatwiejsze będzie niszczenie partii dokumentów.

Podstawowym parametrem, na który powinieneś zwrócić uwagę wybierając niszczarkę do dokumentów, jest oczywiście opisywany wcześniej poziom bezpieczeństwa DIN. To on bowiem warunkuje miejsce zastosowania urządzenia. Reszta kwestii ma znaczenie przede wszystkim użytkowe i wpływa na komfort pracy ze sprzętem. Dlatego po tym zwrócisz uwagę np. na objętość pojemnika na ścinki, która powinna być dostosowana do częstotliwości użytkowania oraz liczby przetwarzanych dokumentów.

Maksymalna liczba niszczonych kartek to informacja dużo mówiąca o tym, jak wydajna jest niszczarka do dokumentów. Ranking ma różne propozycje pod tym względem. Podstawowe modele jednocześnie mogą pociąć ok. 5-6 kartek. Jednak w dużym biurze praca z takim sprzętem byłaby żmudna, dlatego dostępne są urządzenia, jednorazowo niszczące nawet ponad 10 kartek. Jeśli masz jeszcze większe wymagania względem wydajności sprzętu, warto zdecydować się na niszczarkę z automatycznym podajnikiem dokumentów, który pozwoli Ci zaoszczędzić więcej czasu. Producenci w specyfikacji takich urządzeń często informują, ile kartek sprzęt jest w stanie zniszczyć w określonym czasie. To najprostszy sposób, aby porównywać wydajność różnych modeli.

Poziom hałasu generowany przez typową niszczarkę to zazwyczaj ok. 70 dB. Nie jest to wartość szkodliwa, ale może być dokuczliwa. Dlatego zwłaszcza w biurach o otwartej przestrzeni warto zdecydować się na wydajną niszczarkę, która szybko upora się z dokumentami i nie będzie przeszkadzać pracownikom. Często urządzenia z wyższej półki są także lepiej wyciszone, co pozwala na uzyskanie poziomu hałasu ok. 55-60 dB.

Oczywiście pamiętaj o tym, że wraz ze wzrostem wydajności urządzeń zwiększają się także ich rozmiary. To oznacza, że taka niszczarka do papieru zajmie więcej miejsca w biurze czy gabinecie i warto wziąć pod uwagę, czy nie stanowi to problemu.